Sanduku za kuhifadhi hati na karatasi

2024 Mwandishi: Sierra Becker | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-02-26 06:37

Agizo katika hati ni muhimu kwa matokeo bora na ya haraka ya kazi. Hii inakuwezesha kupata haraka karatasi zinazohitajika, na pia kuwalinda kutokana na ushawishi wa mambo ya nje. Ili kuhakikisha uwekaji utaratibu na usalama wa hati, unahitaji kujua jinsi ya kuziweka kwenye kumbukumbu kwa usahihi na njia zipi zinahitajika kwa hili.

Uhifadhi wa Hati kwenye kumbukumbu

Sehemu yoyote ya maisha ya mwanadamu tangu kuzaliwa hadi siku ya mwisho huambatana na makaratasi. Wanaweza kuwa na umuhimu tofauti, thamani, muda wa kuhifadhi. Lakini ukweli kwamba wengi wao lazima wawekwe katika hali inayofaa kwa muda fulani ni ukweli. Ili kuhakikisha uhifadhi wa karatasi kwa muda mrefu, tumia masanduku ya kuhifadhi hati. Leo, zinaweza kununuliwa bila malipo au kutengenezwa kwa mkono.

Umuhimu wa hifadhi ya karatasi

Siku zote kuna haja ya kuhifadhi nakala asili na nakala.

• Ndogo, kati namakampuni makubwa, katika mashirika ya serikali, kuweka kumbukumbu ni hitaji la kisheria.
• Katika ofisi, hasa katika HR, uhasibu, makampuni ya biashara, hii inakuwezesha kuboresha mchakato wa kazi, kupakua eneo la kazi na kuhakikisha mwendelezo wa utendaji kwa wafanyakazi wapya na waliopo.
• Nyumbani, hii huhakikisha utaratibu na uwezo wa kupata karatasi zinazohitajika kwa wakati ufaao, ikijumuisha katika hali za dharura.

Kuhifadhi vifaa

Sanduku za kuhifadhi hati hutumiwa sana kuhifadhi karatasi. Leo, nafasi zilizoachwa wazi kwao zinapatikana kwa uuzaji wa bure. Kama sheria, hutolewa kwa karatasi za A4. Lakini kuna saizi zingine pia. Wazalishaji wengine huwapa watumiaji masanduku maalum ya karatasi ambayo masanduku kadhaa ya karatasi yanaweza kuhifadhiwa. Zinauzwa bila kukusanyika, na maagizo rahisi hufanya iwe rahisi kwa mnunuzi yeyote kuwakusanya. Matumizi ya masanduku hayo inakuwezesha kuondokana na karatasi za biashara zisizohitajika, na ikiwa ni lazima, haraka kupata hati sahihi. Umbizo la sanduku lililochaguliwa kwa usahihi hukuruhusu kutatua vyema suala la nafasi na kuhifadhi vifaa vya thamani kwa muda mrefu. Na uundaji wazi wa nakala asili na wakati fulani huongeza kasi ya kazi kwa wafanyikazi.

Kuhifadhi makaratasi ofisini

Visanduku vya kadibodi ndio chaguo bora zaidi la kulinda karatasi dhidi ya vipengee mahali pa kazi.uhifadhi wa hati. Ili kuzitumia, ni muhimu kusambaza vifaa katika vikundi kwa somo na kukusanya kwa wingi, au kwa faili tofauti, au kwenye folda, folda au aina nyingine zao. Na kisha chukua masanduku kwa mujibu wa vipimo vinavyohitajika. Wao ni gharama nafuu, hivyo unaweza kununua kiasi unachohitaji. Sanduku zina sifa ya upana, uimara na urafiki wa mazingira. Mikono ya mikono hurahisisha kubeba na kubeba huku na kule, huku mfuniko (wenye bawaba au unaoweza kutolewa) huzuia vumbi. Nje ya kadibodi unaweza kusaini aina ya hati. Kama sheria, masanduku ya kuhifadhia ya ofisi yanauzwa bila kuunganishwa na maagizo ya picha zilizochapishwa, ili yaweze kuunganishwa kwa urahisi na kutenganishwa na, ikiwa ni lazima, kufichwa mahali pa faragha.

Uwasilishaji wa hati za akiba ya muda mrefu

Hakuna wakala mmoja wa serikali au biashara ya kibinafsi inayofanya biashara kubwa inayoweza kufanya bila kuweka hati kwenye kumbukumbu. Utawala, kodi, wafanyakazi, uhasibu na nyaraka zingine zina muda tofauti wa uhifadhi, ambao umewekwa na orodha Nambari 578. Hii ni utaratibu wa lazima, ambayo mara nyingi hutoa muda wa kuokoa muda mrefu (hadi miaka 75). Katika kesi hii, karatasi zote zimepangwa, zimewekwa kwenye masanduku na kukabidhiwa kwa majengo yaliyotolewa kwa madhumuni haya. Kuna mahitaji maalum ya sanduku katika kesi hii: lazima zifanywe kwa kadibodi ya kudumu (ikiwezekana, ikiwa inakidhi mahitaji ya GOST, basi pia wanayo.sawa na kipindi maalum cha udhamini). Katika kesi hii, ni bora kutumia sanduku za kumbukumbu kwa kuhifadhi hati na sanduku za kadibodi. Mwisho ndio mapokezi ya vyombo kadhaa vya karatasi. Zina nyuzi kwani zimekusudiwa kuhifadhi kwa muda mrefu.

Kwa urahisi, unaweza pia kuchukua visanduku vya uhifadhi wima na mlalo wa nyenzo. Pia inapaswa kuzingatiwa kuwa kuna mashirika ya kibinafsi ambayo yako tayari kutengeneza makontena ya karatasi kulingana na vipimo vilivyotolewa na mteja.

Kumbukumbu ya nyumbani

Kila mtu mzima anapaswa kuwa na wasiwasi kuhusu kuweka karatasi muhimu ndani ya kuta za nyumba zao. Baada ya yote, mara nyingi sana unapaswa kutoa hati zinazothibitisha utambulisho wako, elimu, umiliki wa mali, nk Ili kuepuka gharama zisizohitajika za kifedha na kuwa na uwezo wa kutekeleza haki zako, lazima uweke kadi za udhamini kwa vyombo vya nyumbani, miongozo kwa ajili yake. uendeshaji, risiti za ununuzi. Hati zinaweza kuhitajika haraka katika hali ya dharura: katika tukio la kuondoka kwa ghafla, moto, maafa ya asili, kuhamishwa kwa idadi ya watu…

Asili na nakala za dhamana lazima ziwe katika sehemu moja, zifichwe kutoka kwa macho ya watu wa kawaida, zikiwa zimepangwa na kulindwa dhidi ya vipengele vya nje. Ni vizuri ikiwa sanduku la kuhifadhi hati nyumbani limeandaliwa kwa kusudi hili. Inaweza kununuliwa, kufanywa kwa kununua tupu ya kadibodi kwenye duka kwa bei ndogo, au unaweza kukabiliana na sanduku lolote lisilo la lazima. Ikiwa haijahifadhiwa kwenye kumbukumbuasili, utafutaji wao wenye uchungu utahakikishwa, na urejeshaji iwapo utapoteza utahitaji muda mwingi, fedha, na muhimu zaidi, neva.

Mpangilio wa thamani za nyumbani

Ili kununua visanduku vya kuhifadhia karatasi na hati au uvitengenezee mwenyewe, unahitaji kutenganisha nyenzo zote na kuzipanga katika vikundi, kwa mfano:

• nyaraka za kibinafsi;
• karatasi zinazoonyesha umiliki;
• mikataba ya mkopo, malipo ya miamala;
• karatasi kuhusu hali ya afya ya wanafamilia, mitihani iliyopitishwa, maoni ya madaktari;
• nyenzo za kuthibitisha malipo ya bidhaa, kadi za udhamini n.k.

Ni muhimu kuzingatia muda wa uhalali wa dhamana, kwa sababu baadhi yao huenda zisiwe muhimu wakati wa uchambuzi.

Vidokezo vya usambazaji nyenzo

Asili na nakala zinaweza kutofautiana kwa ukubwa, kwa hivyo visanduku vya kuandikia faili vinaweza pia kufanywa kulingana. Katika hali hii, asili zinaweza kupangwa:

• kwa mpangilio wa umuhimu;
• kwa ukubwa;
• kulingana na kipindi cha umuhimu;
• kwa aina (kazini, nyumbani…);
• kwenye matukio.

Uwekaji utaratibu kama huu utaokoa muda wa kutafuta karatasi zinazofaa na kuzilinda dhidi ya watoto, wageni na mambo ya nje.

sanduku za hifadhi za DIY

Tofauti kuu kati ya vifaa vya familia na ofisi ni ukubwa wao: kazinihii ni kawaida A4, wakati nyumbani karatasi ni tofauti sana. Kwa hiyo, unaweza kufanya masanduku ya kuhifadhi nyaraka kwa mikono yako mwenyewe. Kuna chaguo kadhaa:

1. Unaweza kununua nafasi iliyo wazi katika idara yoyote ya kaya ya duka kuu na, kwa kufuata maagizo, uikusanye.
2. Ikiwa unahitaji sanduku la ukubwa mdogo, basi unahitaji kuchukua michoro, kupakua, kuhamisha kwenye kadibodi na kuifunga. Ikiwa vipimo vilivyoainishwa haviendani na mtumiaji, unaweza kuhamisha mchoro kwenye karatasi, huku ukipunguza vipimo vya sehemu ya kazi mara kadhaa.
3. Chaguo rahisi ni kuchukua kisanduku chochote usichohitaji na kukiweka kwenye hifadhi kwa nakala asili.
4. Tengeneza kulingana na mchoro wako mwenyewe. Kwa hiyo, kwa mfano, ili kufanya sanduku la nyaraka za kibinafsi (pasipoti, vyeti vya kuzaliwa, haki, diploma za elimu), unahitaji kuchukua karatasi 2 za karatasi yenye nguvu (kadibodi), ukata mraba wa ukubwa unaohitajika kutoka kwa kila mmoja; ongeza ziada ya 1.5 cm kwa moja (kwa kifuniko). Kisha kunja kila karatasi kwa nusu na kwa diagonal tofauti. Lazima kuwe na mistari 3 kwa jumla. Ifuatayo, pembe zinapaswa kupigwa katikati, na kisha kila upande unapaswa kukunjwa ili makali yake yapite katikati ya karatasi. Hatua ya mwisho ni kuunganisha kisanduku cha karatasi kando ya mistari iliyopo na gundi kando.

Wakati huo huo, kisanduku chochote kama hicho kinaweza kupambwa ili kuendana na rangi ya mambo ya ndani kwa kutumia karatasi ya rangi, gundi, mkasi. "Vaults" zilizojaa zinapaswa kuepukwa na jua moja kwa moja, unyevu na watoto.

Nyaraka ni sahaba wa maisha ya mwanadamu. Unaweza kuhakikisha usalama wao kwa msaada wa sanduku za kuhifadhi hati kwenye kumbukumbu, na ikiwa hali ya kifedha hairuhusu hii, basi unaweza kuijenga mwenyewe kwa kutumia vifaa vilivyoboreshwa. Na kisha hali ya utulivu kazini na nyumbani hutolewa.